Efisiensi Perkantoran Modern

Penataan terhadap pelaksanaan perkantoran harus berujung pada efisiensi. Efisiensi perlu dijadikan satu-satunya dasar pemikiran dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan kerja ketatausahaan, misalnya penggunaan kertas baru secara berlebihan hanya untuk membuat draft ataupun konsep yang belum matang apalagi dicetak berkali-kali dengan menggunakan printer komputer. Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara usaha dengan hasil yang dicapai. Ada 5 (lima) unsur sumber kerja sehubungan dengan efisiensi di dalam pelaksanaan perkantoran modern, yaitu:

  1. Pikiran, untuk mencapai cara yang termudah;
  2. Tenaga, untuk mencapai cara yang teringan;
  3. Waktu, untuk mencapai cara yang tercepat;
  4. Ruang, untuk mencapai cara yang terdekat;
  5. Benda, untuk mencapai cara yang termurah;

Sewa Kantor Jakarta

  1. Pemakaian Pikiran Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual hendaknya memakai sarana yang memudahkan pembacaan atau penangkapan mata, misalnya dalam menulis bilangan-bilangan hendaknya dinyatakan dengan angka-angka dan bukan huruf sehingga lebih mudah ditangkap oleh mata;  Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup ruwet sebaiknya langkah-langkah permulaannya disiapkan atau diselesaikan lebih dahulu untuk memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut; misalnya dalam mendaftar suatu rangkaian keterangan yang diberi nomor urut, dapatlah nomor urut itu ditulis dulu semuanya sampai selesai sehingga tidak ada nomor yang ketinggalan, demikian pula label-label mengenai berbagai keterangan dapat disiapkan lebih dahulu sehingga kelak tinggal menempelkan secara gampang.
  1. Pemakaian Tenaga Pekerjaan jasmani sedapatnya diubah menjadi pekerjaan otomatis atau dilaksanakan dengan bantuan mekanis, misalnya membubuhkan keterangan tertentu pada filefile hendaknya diubah dari tulisan tangan menjadi pembubuhan dengan stempel, dalam menggandakan file hendaknya diusahakan dengan mesin listrik (copy) yang dapat memutar sendiri secara otomatis . Setiap kegiatan jasmani hendaknya selalu produktif, yaitu berikan hasil tertentu dan tidak ada tenaga yang terbuang sia-sia, misalnya bila ada seorang pejabat yang ingin menemui pejabat lain sebaiknya menelpon lebih dahulu tentang ada tidaknya sehingga tidak membuang tenaga dan waktu secara sia-sia karena pejabat yang akan ditemui itu sedang tidak berada ditempat.
  1. Pemakaian Waktu  . Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan pemakaiannya dengan sebaik-baiknya sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda atau terbengkalai; Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada waktu yang hampir tanpa memberikan hasil kerja betapapun kecilnya, misalnya setiap pejabat hendaknya menyusun acara dan jadwal kerja untuk setiap hari, setiap minggu maupun jangka waktu yang lebih panjang sehingga waktu kerja dapat dipakai sebaik-baiknya.

https://www.sewakantorcbd.com